¿Son cada vez más los clientes que no te pagan a tiempo? Te entregamos consejos útiles para cobrar facturas impagas y ayudarte a disminuir los niveles de estrés junto con retomar el control del flujo de caja.
Las facturas impagas afectan todo, incluyendo el flujo de caja. Si éste se ve interrumpido, no tendrás el dinero necesario para mantener la operación de la empresa y, en algunos casos, pagar a colaboradores o proveedores.
Cobrar facturas impagas puede ser costoso. De acuerdo a un estudio hecho por Quickbooks en EEUU, un 65% de los negocios reportaron pasar 14 horas semanales en promedio completando tareas administrativas relacionadas a la cobranza.
Por otra parte, cada pequeño negocio dijo tener al menos USD $84.000 (cerca de CLP $70.000.000) en facturas impagas.
En Chile, el plazo promedio en que las grandes empresas pagan a las Pymes está por sobre los 30 días, según el informe hecho por Bolsa de Producto.
El cobro de facturas vencidas es una tarea tediosa pero necesaria que, lamentablemente, la mayor parte de las empresas enfrenta en algún momento de su historia.
Tener que dedicar recursos para mejorar estos procesos puede ser frustrante ya que saca el foco de lo que importa: servir a los clientes y mejorar los procesos de negocio centrales.
Sin importar el tamaño de la empresa, las facturas impagas son más que sólo una inconveniencia y es muchas veces una gran causa de frustración.
A pesar de que sean difíciles de evitar, existen estrategias para que las facturas impagas no amenacen la existencia del negocio y pueden hacer esta situación algo menos estresante.
A continuación, te entregamos algunas ideas para cobrar facturas vencidas para retomar el control y mantener las operaciones del negocio sin contratiempos.
Consejos para cobrar facturas impagas
Establece condiciones claras
Los contratos deben establecer claramente los términos y condiciones: ¿el pago se hará contra factura, en efectivo, a 30 días? La fecha de vencimiento debe estar en un lugar visible en las facturas.
Envía recordatorios
Si un cliente no ha pagado su factura en la fecha que corresponde, envía un recordatorio por correo electrónico lo antes posible. Puede que el deudor simplemente haya olvidado la fecha.
Es una buena idea poner una alarma en el calendario cuando se acerca la fecha de vencimiento de la factura.
Crea incentivos y castigos
Implementar incentivos como descuentos por pronto pago o castigos como comisiones por pago tardío puede incentivar a los clientes a pagar antes y evitar potenciales retrasos.
Debe tener en cuenta que al momento de implementar esta política debes enviar una notificación con anticipación a todos sus clientes.
Reenvía la factura como factura retrasada
Reenviar su factura con el estado de retrasada es el siguiente paso a seguir para recordar a su cliente de pagar la factura.
Llamados telefónicos
A veces una llamada es todo lo que se necesita para que el cliente se dé cuenta de cómo un "no pago" podría afectar su negocio.
Además, esta llamada telefónica podría revelar información sobre por qué se produjo el pago tardío y abrirá el espacio para que ambas partes trabajen en conjunto en una solución que beneficie a todos.
Negocia términos de pago
Puedes ofrecer el pago parcial o en cuotas de la deuda. Si aun no aceptas pagos con tarjeta de crédito, puede ser útil incluirlos, al menos con clientes con los que los pagos parece ser un desafío.
Cartas certificadas
Es una buena idea enviar una carta certificada solicitando el pago si considera que necesitará tomar acciones legales en el futuro.
Cobranza judicial
Por ley, una factura a crédito es una obligación de pago y no hay nada que discutir al respecto. Si el deudor no tiene disposición a pagar está en su derecho de iniciar la cobranza judicial obligando a pagar el total adeudado, más intereses y gastos asociados.
En conclusión…
Las facturas impagas o vencidas pueden ser un desafío al afectar el flujo de caja y gastar recursos valiosos. Debe ser intentar en lo posible llegar a un acuerdo con sus clientes, y recurrir a un proceso judicial sólo en última instancia.
Buscar la asesoría de un aliado especializado para realizar la cobranzas puede ayudarte a ahorrar tiempo y recursos valiosos. Te invitamos a dejar el cobro de facturas atrasadas en nuestras manos, en Legalbox puedes encontrar un partner orientado a resultados y con abogados expertos.
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