Etapas de cobranza, definición y protocolos

¿Clientes en mora están impactando las finanzas de su compañía? Si realiza ventas a crédito siempre existirá el riesgo de que los pagos no se reciban a tiempo.

En algunos casos, vemos que las empresas no siempre cuentan con la liquidez y capital necesario para evitar impactos financieros o una potencial quiebra.

Por eso es importante tener claro cuales son las etapas de una cobranza efectiva, protocolos de acción y ser consciente de los costos financieros que puede generar una mala gestión.

El procedimiento de cobranza de cuentas por cobrar es dictado principalmente desde un pacto escrito, por lo regular es un contrato de compra-venta de servicios o bienes, el cual rige las modalidades, tiempos y formas de pago.

La mejor forma de prevención y buena práctica para dar seguimiento a un pago es la creación de un protocolo de cobranza para la empresa que otorga el crédito.

A continuación, entienda el valor de la cobranza preventiva, las mejores prácticas en la cobranza administrativa, acciones en la cobranza prejudicial y por que no debería dejar de evaluar la cobranza judicial.

Etapas de la cobranza

Cobranza administrativa

En esta primera etapa el objetivo de la cobranza es evitar que el pago sea posterior a la fecha límite pactada o acordado en el contrato. Buscamos mantener una relación comercial saludable.

La cobranza administrativa generalmente está sujeta a la ley de pago a 30 días.

La cobranza administrativa es simple pero efectiva y no es recomendable descuidarla por que la mayoría de las facturas impagas son generadas por faltas de recordatorios al cliente y no por una baja disposición a pagar.

Una de las estrategias de cobro más efectiva es el uso de emails y llamadas, pero como forma de recordatorio de que la factura ya se generó, se envió y que solamente queda el pago pendiente.

El enfoque es únicamente poner en conocimiento al deudor que existe una cuenta por pagar.

Cobranza preventiva

En esta segunda etapa el objetivo es realizar un seguimiento formal y evitar una morosidad.

En caso de que la factura no haya sido pagada aún, se recomienda realizar un seguimiento de manera amable para mantener la relación comercial sólida.

Un aspecto fundamental es conocer y entender al cliente para no tomar acciones desmedidas

Como parte del seguimiento, se recomienda estar en constante comunicación mediante emails y llamadas, pero con el objetivo de asegurar el pago en un lapso de tiempo que no pase de la fecha límite de pago pactada.

En ciertos casos se puede ofrecer una negociación de pagos en caso de que el deudor no pueda liquidar en un solo pago su cuenta.

En este punto ya estamos muy cerca de la fecha límite de pago, es por eso que ya podemos lo podríamos empezar a llamar como cuentas por cobrar.

Cobranza extrajudicial

Esta etapa comienza cuando la cuenta por cobrar o factura se encuentra impaga, es decir, ya ha pasado el plazo de vencimiento y se ha generado una morosidad.

Se recomienda iniciar una gestión prejudicial máximo entre uno o dos meses luego de que la factura se encuentre vencida.

El cobro extrajudicial se puede realizar a través del envío de cartas formales de cobranza donde notificamos la morosidad de manera digital y/o física y comprobable.

En ocasiones es recomendable pedir a algún abogado experto en la materia que realice la redacción de las cartas dirigidas al deudor solicitando el pago de las cuentas por pagar.

Además, se recomienda publicar y reportar la morosidad a través del boletín comercial, financiero y equifax, medidas que pueden ser muy persuasivas ante ciertos deudores.

Cobranza judicial

Esta última etapa consiste en iniciar una demanda para exigir al deudor el pago de la deuda. Un aspecto positivo es que el deudor se ve obligado a pagar el total adeudado, intereses (12% anual aprox.) y gastos asociados a la demanda.

Además, las probabilidades de obtener una sentencia condenatoria son muy altas si se cumplen todos los requisitos legales.

En última instancia, si el deudor se oponer a pagar, se procede automáticamente a un embargo y remate de bienes.

Se recomienda analizar la situación con un experto y evaluar la factibilidad de la demanda.

En conclusión...

Una cobranza efectiva siempre buscará no pasar de las primeras dos etapas de cobranza preventiva y administrativa, pero siempre es bueno estar preparado y con el conocimiento necesario en caso de que se llegue a la etapa judicial.

Si está interesado puede obtener más información en Legalbox.cl o bien, iniciar una demanda en línea, sin costo fijo o anticipado.

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