Cuentas por cobrar: Definición, Tipos y Consejos

¿Las cuentas por cobrar impagas están impactando las finanzas de su compañía? Si realiza ventas a crédito siempre existirá el riesgo de que los pagos no se reciban a tiempo.

En algunos casos, vemos que las empresas no siempre cuentan con la liquidez y capital necesario para evitar impactos financieros o una potencial quiebra.

Para esto hemos preparado una guía que le permita orientarse para una buena gestión de cobranzas.

En esta guía definiremos qué son estas cuentas por cobrar, mostraremos algunos tipos de clasificación, el impacto en las finanzas de la empresa y los beneficios de una gestión eficiente.

Además, al final de este artículo compartiremos consejos claves para que pueda aplicarlos en la gestión de cuentas por cobrar y cobranza de su compañía.

Definición de las cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar representan a una venta realizada por una empresa, ya sea por la venta de un producto o prestación de servicio, que se cancelará en un futuro a corto o a largo plazo.

Una cuenta por cobrar se produce entonces de una venta a crédito en la que el pago no se hará al instante.

El crédito, según la RAE, es la cantidad de dinero, o cosa equivalente, que alguien debe a una persona o entidad, y que el acreedor tiene derecho de exigir y cobrar

En el mejor de los casos la cuenta por cobrar se deberá a un mutuo acuerdo en donde el pago de una venta se realizará en un futuro, sin embargo, no siempre se cumple esto.

Muchas veces el cliente no puede realizar el pago debido a distintas razones, generando morosidad.

La morosidad no es un concepto nuevo para las empresas pues la gran mayoría ha tenido algún cliente moroso e incluso algunas empresas mantienen hasta un 40 o 70% de sus activos en cuentas por cobrar.

El concepto de cuentas por cobrar es de gran importancia para toda empresa dado a su impacto en las finanzas y posterior marcha del negocio.

Esta importancia e impacto en las finanzas lo detallaremos más adelante. Primero, será necesario ver como podríamos clasificar las cuentas por cobrar en una compañía.

Tipos de cuentas por cobrar y clasificación

Al hablar de Cuentas por Cobrar podríamos clasificarlas de acuerdo al plazo de pago de crédito:

• Cuentas por cobrar a corto plazo: En este tipo de cuenta el pago está sujeto a la ley de pago a 30 días.
• Cuentas por cobrar a largo plazo: En este tipo, el plazo del crédito está sujeto a negociaciones especiales con clientes en particular. En este caso, generalmente se trata de montos más altos y no se recomienda que superen el año de plazo. Si se da más de un año de plazo se recomienda tomar resguardos contractuales para evitar pérdidas financieras.

La clasificación de acuerdo al plazo es la más común y puede variar según los procolos internos de cada empresa.

Es importante aclarar que la ley en Chile considera que un título ejecutivo (factura a crédito, cheque, pagaré, etc.) no debe superar un año desde la fecha de vencimiento, en caso contrario se considera un título prescrito (más adelante vea recomendaciones de plazos para tomar acciones ante clientes morosos).

Por otro lado, algunas clasificaciones también se basan en el origen de las cuentas.

• Comerciales: Estas hacen referencia a cobros provenientes de la actividad económica que realiza la empresa diariamente, ya sea venta de productos o prestación de servicios
• Internas/ otros: En este caso se hace referencia a cobros que se pueden hacer a empresas afiliadas o del grupo empresarial. Asimismo, pueden ser cobros correspondientes a préstamos a personas internas del negocio

Impacto en las finanzas y facturación de la empresa

La gestión de cuentas por cobrar es una actividad importante para cualquier empresa. Un exceso de cuentas por cobrar puede afectar la liquidez de las empresas y generar numerosas consecuencias negativas.

A continuación, revise los efectos negativos más comunes mantener facturas impagas:

Flujo de caja

Quizás el efecto más común es el relacionado al impacto que se produce en el flujo de caja. Al no contar con efectivo al momento, esto produce una falta de liquidez, lo cual afecta a las empresas en el corto plazo.

En el caso de las pymes, por ejemplo, este problema de liquidez es perjudicial y las afecta considerablemente llevándolas rápidamente a un escenario de pérdida y posterior quiebra.

Costos financieros

En línea con el punto anterior, la falta de liquidez impacta en el cumplimiento de las obligaciones de corto plazo y en caso esto sea grave, puede generar que la empresa recurra a nuevas fuentes de financiamiento, aumentando así costos financieros o trayendo consigo nuevos gastos administrativos adicionales.

En caso ya tengas un financiamiento el efecto también es negativo. Si no se tiene dinero en el presente, puede que tu empresa sea la próxima en entrar en morosidad y, por consiguiente, tener que asumir intereses dados los pagos tardíos.

Cadena de pagos comprometida

Al no contar con liquidez, la cadena de transformación de producto o realización de servicio se ve comprometida, esto debido a que no se podrán realizar los pagos a los proveedores, los cuales dejarán de brindar los insumos necesarios

Proyectos y crecimiento

Si no se cuenta con recursos económicos ahora, será difícil poder realizar los proyectos del mañana. Si se tienen facturas impagas tendrás que concentrarte en los problemas del presente, lo cual limita la posibilidad de realizar nuevos proyectos y al crecimiento de la empresa.

Reducción de costos

Los problemas del presente deberán ser solucionados para poder llegar al mañana y evitar la quiebra. Lamentablemente, muchas veces se tiene que recurrir a medidas que no se quisiera hacer. Una de ellas es la reducción del personal o reducción de salarios

Riesgo reputacional

Una empresa con baja liquidez puede ser vista de manera riesgosa para ciertos proveedores (en relación a la posibilidad de impago), lo cual puede dificultar la adquisición de productos o servicios necesarios para la empresa

Beneficios de una gestión eficiente

Como se mencionó anteriormente, las cobranzas son parte relevante en la gestión financiera de cualquier empresa. En específico, la gestión de las cuentas por cobrar, afectan en gran medida al Capital de Trabajo Operativo.

En simples palabras, cuando se mejora la gestión de cobranzas, aumenta el efectivo de la empresa y por lo tanto mejora la rentabilidad de la empresa.

Esta mejora en rentabilidad permitirá a la empresa seguir con sus planes de crecimiento, logrando llevar a cabo los proyectos propuestos. Del mismo modo, permitirá seguir con la cadena de suministro puesto que podrás pagar a tiempo las obligaciones e inclusive implementar planes de mejora para que esta sea más eficiente.

La reputación de tu empresa no se verá afectada, pues demostrarás que eres responsable en tus pagos.

Claro está que para que todo esto se logre otros aspectos influyen, ya sea una correcta administración financiera (inversiones, asignaciones de presupuesto, entre otras), aumento en ventas, etc.

Sin embargo, una correcta gestión de cuentas por cobrar es primordial para que todo lo demás se pueda cumplir.

Consejos para una buena gestión

A continuación te brindamos algunos consejos para llevar una gestión de cobranza:

1. Adoptar estrategias proactivas para tratar la morosidad antes que comience
• Educar a los clientes sobre el producto, costos y gastos de cobranza
• Establecer fechas de pago y cláusulas referentes a un posible impago
• Sí existen quejas o reclamos debemos responderlas en el momento
2. Fomentar la alta productividad en el área de cobranza
• Elaborar un protocolo eficiente para la cobranza
• Trabajar con especialistas para cada etapa de la cobranza
• Tener proveedores con orientación a resultados
• Capacitar un área interna a veces puede salir más caro, evalúe externalizar con proveedores expertos
3. Entender al cliente
• Si bien las cobranzas son fundamentales, esto debe hacerse con cuidado y no agresivamente.
• Se debe evitar perjudicar la relación comercial con el cliente
• Se puede clasificar al cliente según su importancia y tiempo proyectado de trabajo en conjunto
• Tratar de buscar siempre un beneficio mutuo (win & win)
• Establecer políticas para el contacto con el cliente
• Cobranza segmentada por niveles de riesgo

En caso nos encontremos frente a una situación de crisis como la vivida hace unos meses, algunas estrategias que te podemos recomendar:

• Realizar un monitoreo de los pagos para identificar las desviaciones entre los pagos reales y los acuerdos.
• Evaluar la situación financiera de los proveedores y clientes.
• Es importante que la gestión de cobranza sea continuo y oportuno, con el fin de que se perciba que la empresa está haciendo seguimiento a su cliente.
• Establecer posibles opciones de pago.

Recuerda que la comunicación es esencial, la relación con el cliente debe mantenerse y para eso es necesario entenderlo.

Dato: ¿Has escuchado hablar de la provisión de cobranza dudosa? Bueno, prácticamente una cobranza se convierte en dudosa cuando no existe certeza de recuperación. La provisión por deudas de cobranza dudosa se efectúa cuando se registra la provisión contable en los estados financieros de la empresa.

Gestión digital de la cobranza

Un último consejo que, hace años pudo haber sido considerado un diferencial, es el uso de la tecnología.

Es importante hacer énfasispues hace años era aún no muy común ver a empresas utilizando soluciones que apoyen la gestión de cobranzas lo que significaba grandes costos de cobranza para las empresas, aumentando los costos operacionales.

Hoy en día, es posible encontrar partners o soluciones focalizadas para cada etapa de cobranza con una escalabilidad importante que permite reducir los costos de manera sustancial.

Anteriormente, solo las empresas grandes se podían dar el lujo de hacer uso de la tecnología aplicada a las cobranzas, sin embargo, gracias a la aparición de empresas tecnológicas financieras enfocadas en nuevos sectores, el alcance ha aumentado, apoyando así al desarrollo de estos nuevos sectores.

Dentro de los beneficios encontramos un monitoreo más adecuado a deudores en tiempo real, optimización y automatización de procesos (reducción de tiempo), eficiencia en costos, mayor orden, entre otros.

Como vemos, las cuentas por cobrar son un tema importante para cualquier empresa. La relevancia está implícita.

Por eso debemos prepararnos y gestionar correctamente este aspecto de nuestras finanzas. Esperamos que esta guía pueda servirte a ti y a tu negocio.

Si tienes alguna pregunta o sugerencia, por favor contáctanos.

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